V akciovej spoločnosti Železiarne Podbrezová (ŽP a.s.) sú vykonávané pravidelné audity kvality. Čo je ich cieľom, ako vplývajú na fungovanie našej spoločnosti alebo kto ich vykonáva? Nielen na tieto otázky odpovedá Iveta Dančová, špecialistka systému manažérstva kvality z odboru riadenia a zabezpečenia kvality.
Skúste najskôr laicky vysvetliť, čo sú audity kvality a prečo sa v našej akciovej spoločnosti vykonávajú?
– Audit je systematický, nezávislý a zdokumentovaný proces získavania objektívnych dôkazov a ich objektívne vyhodnotenie. Cieľom je určiť mieru, v akej sa plnia kritériá auditu. Rozdeľujeme ich na interné alebo externé.
Aký je medzi nimi rozdiel?
– Interné sa niekedy nazývajú audity prvou stranou a sú vykonávané samotnou organizáciou alebo v jej mene. Externé zahŕňajú tie audity, ktoré sa všeobecne nazývajú audity druhou alebo treťou stranou. Audity druhou stranou vykonávajú strany, ktoré majú záujmy v organizácii, napríklad zákazníci alebo ďalší jednotlivci v ich mene. Audity treťou stranou realizujú nezávislé audítorské organizácie (napríklad tie, ktoré vykonávajú certifikáciu/registráciu zhody) alebo vládne agentúry. Dôvod, prečo sa audity vykonávajú, je obhajovanie získaných certifikátov, ktoré potvrdzujú súlad s preverovanými normami v auditovanej spoločnosti.
Kto vykonáva jednotlivé audity?
– Vykonávajú ich audítori, ktorí musia preukázať audítorské zručnosti, kompetencie, znalosti vzťahujúce sa na rozsah a charakter preverovaných procesov, metódy auditovania, typy a úroveň rizík a príležitostí, či rozsah a ciele programu auditu. V prípade externých audítorov sú nároky na ich kvalifikáciu oveľa vyššie a ich vedomosti sú preverované náročnými skúškami. Naši interní audítori kvality musia tiež absolvovať skúšky a v prípade úspešného absolvovania dostanú osvedčenie interného audítora podľa príslušnej normy. Väčšinou vyberáme za interných audítorov zamestnancov, ktorí majú blízko k výrobným procesom, sú komunikatívni, nezaujatí, rozhodní, ochotní a majú dobré pozorovacie schopnosti.
Na základe čoho sa určuje, respektíve vyberá, kto bude audit vykonávať?
– Zásada, ktorá musí byť vždy dodržaná je, že audítor nemôže auditovať svoju prácu. V praxi to znamená, že ak je audítor napríklad z prevádzkarne ťaháreň rúr, tak túto prevádzkareň nemôže auditovať. V ŽP a.s. je vypracovaný Program auditu systému manažérstva kvality pre každý rok a tento program je schválený generálnym riaditeľom ŽP a.s. V programe sú určené všetky oblasti, respektíve procesy, ktoré sa budú auditovať, podľa akých noriem, v ktorom mesiaci a ktorá audítorská skupina je zodpovedná za vykonanie interného auditu.
Koľko trvajú jednotlivé audity?
– Pri výrobných prevádzkarňach je audit vykonávaný počas všetkých pracovných zmien. Tu je dôležité preukázať, že systém manažérstva kvality funguje rovnako v prvej zmene (keď je v práci viac riadiacich zamestnancov), ale aj v druhej a tretej. Ostatné organizačné útvary sú preverované počas svojich činností. Samozrejme, termín je vždy odsúhlasený príslušným vedúcim organizačného útvaru. Cieľom interného auditu je zistiť, či je zabezpečený súlad s preverovanými normami kvality a poukázať na možné zlepšenia v procesoch.
Čo je výsledkom auditu?
– Výsledkom je hodnotiaca správa z auditu. Obsahuje cieľ a predmet auditu, názov auditovanej oblasti, identifikáciu audítorského tímu, preverenie zistení z predchádzajúceho obdobia, nové zistenia z auditu a záver. Ten potvrdí, respektíve nepotvrdí fungovanie systému manažérstva kvality.
Môže sa stať, že je audit neúspešný?
– Všetko sa môže stať, ale aby sme tomu predišli, v ŽP a.s. bol spracovaný Pokyn PO-148/2021 Interné audity kvality. Všetky procesy sú pritom auditované raz ročne.
Keď sa blíži audit v konkrétnom útvare alebo prevádzkarni, je potrebná nejaká príprava?
– Určite áno. Vždy je dobré pripraviť si dopredu preverované dokumenty, skontrolovať dodržiavanie technologickej disciplíny, prípadne zabezpečiť zodpovedných „náhradných“ zamestnancov, ak sa vyskytne nejaká neočakávaná situácia. Byť pripravený je najdôležitejší predpoklad úspechu.
Koľko auditov ročne je vykonaných v ŽP a.s.?
– V roku 2023 bolo v ŽP a.s. vykonaných v oblasti kvality sedem externých auditov od certifikačných spoločností, štyri od našich zákazníkov, 22 interných auditov systému a procesu a 48 auditov výrobku.
Ktoré sú najvýznamnejšie audity v našej spoločnosti?
– Všetky sú dôležité, ale každý z nich má iný význam. Cieľom auditov certifikačných spoločností je preukázanie oprávnenia vlastniť certifikáty systému kvality podľa príslušných noriem alebo pre naše výrobky. Je to veľmi dôležité, pretože vlastniť takéto certifikáty rozširuje možnosti dodávania produktov vyrobených v ŽP a.s. do viacerých krajín sveta. Zákaznícke audity sú tiež dôležité, pretože zvyšujú dôveru medzi výrobcom, teda ŽP a.s. a zákazníkom. Zákazníci si detailne prezerajú všetky časti výroby, aby boli pre nich riziká vzniknuté počas výrobného cyklu čo najmenšie. Naše interné audity pomáhajú pravidelne preverovať systém, respektíve procesy, aby získané certifikáty a spokojnosť zákazníka neboli ohrozené.
Ktoré audity boli vykonané v posledných dňoch, prípadne týždňoch?
– V prvej polovici apríla bol v ŽP a.s. recertifikačný audit systému manažérstva kvality vykonaný audítormi spoločnosti API. Cieľom bolo posúdenie súladu systému manažérstva kvality v ŽP a.s. s preverovanými normami pre dodávky určené pre petrochemický a plynárenský priemysel. Audítori v závere potvrdili, že licenčná zmluva pre používanie API monogramu ostáva naďalej v platnosti v ŽP a.s. Počas auditu boli zistené menšie nedostatky, ktoré sú zverejnené v Opatrení číslo 04/2024 GR ŽP a.s. a musia byť vyriešené podľa stanovených termínov. Po odstránení nedostatkov budú spoločnosťou American Petroleum Institute zaslané nové certifikáty s predĺženou platnosťou.
Ďalším auditom bol zákaznícky audit, realizovaný spoločnosťou SIMPTEST pre spoločnosť Slovrur Sp. z o.o. Boli preverené zákaznícke požiadavky používania B znaku pre bezšvíkové rúry a oblúky určené na stavebné účely. Audítori odporučili ponechať ŽP a.s. v zozname kvalifikovaných dodávateľov.
Na konci apríla bol v ŽP a.s. recertifikačný audit systému manažérstva kvality. Realizovala ho certifikačná spoločnosť SGS Slovakia spol. s.r.o. Cieľom bolo overenie plnenia požiadaviek systému manažérstva kvality a plnenie požiadaviek pre dodávky do automobilového priemyslu. Počas auditu boli zistené menšie nedostatky, ktoré sú zverejnené v Opatrení číslo 05/2024 GR ŽP a.s. a musia byť vyriešené podľa stanovených termínov. Po odstránení nedostatkov budú zaslané nové certifikáty s predĺženou platnosťou.
Mesiac apríl bol pre nás z pohľadu počtu auditov náročný, preto sa chcem vedeniu ŽP a.s. a všetkým zúčastneným zamestnancom poďakovať za ústretovosť a ochotu počas ich realizácií.
